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守信如金, 為業載道

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金道原創 |如何開展精細化法律體檢

2020年4月1日

作者:

吳麗麗

浙江金道律師事務所初級合伙人

《黃帝內經》有言:“上醫治未病,中醫治欲病,下醫治已病”。即高明的醫生能在未發疾病前及早發現問題并進行干預,防微杜漸,體現了“治未病”的重要性。

法律體檢目的就是為企業“治未病”,識別潛在法律風險,提出有效控制和管理方案,為企業經營提供決策依據。

筆者所在團隊經過長期實踐與研究認為,只有開展精細化法律體檢才更有助于全面洞察企業存在的風險,從而“量體裁衣”提出解決方案。

精細化法律體檢主要體現在體檢內容、流程、團隊管理等方面的精細化。

一、法律體檢內容精細化

法律體檢的重點是發現問題。如何發現問題,則要從企業內部管理進行探究,法律風險并不是孤立存在的單一事項,而是滲透于企業各項活動中的一系列行動,這些行動普遍存在于管理者對企業的經營管理中,是企業經營管理所固有的。因此,法律體檢不能僅僅關注法律方面的問題,更要注重從企業經營管理中發現問題,法律體檢的終極目標應是化解破壞企業價值主要源泉的法律風險。

法律體檢如何與企業經營管理相結合?事實上,根據管理學理論,企業的經營管理是由一系列的模塊構成的,包括:組織架構、發展戰略、人力資源、社會責任、企業文化、資金活動、采購業務、資產管理、銷售業務、研究與開發、工程項目、擔保業務、業務外包、財務報告、全面預算、合同管理、內部信息傳遞、信息系統等模塊。

上述每個模塊又包括了一系列經營管理流程,企業的法律風險具體就發生在這些具體流程中,如果這些流程中的某些環節沒有做好,就有可能給企業帶來相應的法律風險。

筆者所在的團隊按照上述模塊梳理出企業經營管理的規范流程,在法律體檢過程中,將企業現行的企業經營管理流程與規范流程進行一一比對排查,排查過程就是對法律風險點的列舉過程。這樣精細化的排查,非常有助于快速、全面、準確地識別企業存在的法律風險。

二、法律體檢流程精細化

為確保體檢過程順利開展,筆者所在團隊將法律體檢流程進行了精細化分解,具體包括:

1.法律體檢前準備事項

體檢前的準備事項包括:

(1)制定初步工作計劃;

(2)了解企業概況,確定體檢內容和訪談提綱,分配訪談任務;

(3)準備好相關設備和文具,如:筆記本電腦、文件紙、筆、專用文件夾、信封等。

(4)聯系客戶預約體檢、訪談時間。

2.法律體檢訪談

訪談環節在法律體檢中至關重要,為做好訪談工作,筆者所在團隊制定了訪談工作流程及注意事項,對訪談對象、訪談步驟、訪談內容、訪談方法等方面都作出了詳細說明。

3. 訪談信息匯總

訪談結束后應盡快匯總訪談信息,形成訪談記錄,防止遺忘或遺漏。訪談信息匯總應分模塊匯總,標注關鍵詞,方便今后查找。

4. 出具《企業法律體檢調查報告》

企業法律體檢調查報告應客觀、真實反映企業存在的法律風險,報告內容深度合適,用語簡潔,便于客戶理解。

三、法律體檢團隊管理精細化

為做好法律體檢工作,筆者所在團隊制定了詳細的團隊內部管理制度,主要包括以下方面:

1.團隊成員

團隊成員主要包括:項目負責人1人、項目主辦律師1至2人、項目執行律師1-2人、項目秘書1人。

2. 人員職責

項目負責人全面統籌工作,對節點工作提出意見,審核定稿方案;項目主辦律師帶領執行律師及項目秘書落實各項具體工作,對外和企業進行溝通;項目執行律師根據工作安排完成分工任務,配合項目主辦律師完成基本工作;項目秘書協助主辦律師做好文秘工作。

3. 溝通機制

溝通機制包括內部溝通機制和外部溝通機制。內部溝通機制包括內部討論機制、及時反饋機制、重要事項及文件提醒機制等。外部溝通機制包括客戶溝通標準規范、溝通文件確認機制、客戶意見和建議傳達機制等。

4. 文書管理

文件管理主要包括文件包命名與規范、傳送文件類型、文件匯總管理、團隊內部文檔提交及審核流程等。

精細化的法律體檢是對企業進行的全面、細致法律風險診斷,體檢后律師可以根據企業需求出具法律風險解決方案,從而增進企業創造價值的能力,提高經營效率和效果,促進企業實現發展戰略。

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